Hoe vaak moet uw kantoor worden schoongemaakt?

Hoe vaak moet uw kantoor worden schoongemaakt?

De schoonmaakfrequentie van een kantoor hangt af van het aantal gebruikers, het type ruimtes en hoe intensief het pand wordt gebruikt. Er bestaat daarom geen vaste frequentie die voor ieder kantoor werkt. Een kantoor waar dagelijks vijftig mensen werken vraagt iets anders dan een locatie waar medewerkers vooral thuiswerken. Ook binnen hetzelfde pand zijn verschillen groot. Een toilet of kantine wordt anders gebruikt dan een vergaderruimte die maar een paar keer per week bezet is.
‍

Na de zomervakantie verandert de bezetting op veel kantoren weer. September is daarom een logisch moment om te controleren of de huidige schoonmaakafspraken nog passen.
‍

Het gebruik van het kantoor bepaalt de schoonmaakfrequentie

Het aantal vierkante meters zegt niet genoeg over hoeveel schoonmaak nodig is. Een groot kantoor kan relatief rustig zijn, terwijl een kleinere locatie met veel medewerkers en bezoekers juist intensief wordt gebruikt. Bij het bepalen van de schoonmaakfrequentie zijn vooral deze punten relevant:
‍

• Het aantal medewerkers dat dagelijks aanwezig is;
• Het aantal bezoekers;
• Het aantal dagen waarop het kantoor wordt gebruikt;
• Vaste werkplekken of flexplekken;
• Het aantal sanitaire ruimtes;
• Aanwezigheid van een keuken, pantry of kantine;
• Drukke entrees en looproutes;
• Het gebruik van vergader- en ontvangstruimtes.

Sanitair, kantine en entree vragen meestal meer aandacht

Niet iedere ruimte hoeft even vaak te worden schoongemaakt. Sanitaire ruimtes worden door meerdere mensen gebruikt en vervuilen daardoor relatief snel. Bij een hoge bezetting kan daar vaker aandacht nodig zijn dan bij werkplekken.

‍

Hetzelfde geldt voor een kantine of pantry. Kruimels, afval, koffie, etensresten en gedeelde oppervlakken zorgen ervoor dat deze ruimtes snel zichtbaar vervuilen. Ook de entree verdient aandacht. Hier komt vuil van buiten het pand binnen. Vooral bij regenachtig weer worden vocht, zand en ander vuil verder het gebouw in gelopen.

Een vergaderruimte die maar enkele keren per week wordt gebruikt, hoeft daarentegen niet automatisch dezelfde schoonmaakfrequentie te krijgen. Het uitgangspunt is dus simpel: hoe intensiever een ruimte wordt gebruikt, hoe vaker gecontroleerd moet worden of schoonmaak nodig is.

‍

Een vuistregel die hierbij vaak wordt gehanteerd: ruimtes waar niemand specifiek verantwoordelijk voor is, zoals sanitair, kantine en entree, worden doorgaans zo’n vijf keer per week schoongemaakt. Kantoorruimtes waar gebruikers zelf verantwoordelijk zijn voor de eigen werkplek, kunnen vaak toe met één keer per week.

‍

Moet een kantoor iedere dag worden schoongemaakt?

Niet ieder kantoor hoeft volledig dagelijks te worden schoongemaakt. Bij een druk kantoor kunnen bepaalde werkzaamheden iedere werkdag nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan sanitair, afval en veelgebruikte gemeenschappelijke ruimtes. Bij een kleinere locatie kan voor andere onderdelen een lagere frequentie voldoende zijn.

Het is daarom beter om niet één frequentie voor het hele gebouw af te spreken. Een schoonmaakprogramma kan bijvoorbeeld onderscheid maken tussen:
‍

• Werkzaamheden die dagelijks nodig zijn;
• Werkzaamheden die meerdere keren per week worden uitgevoerd;
• Werkzaamheden die wekelijks worden uitgevoerd;
• Periodieke schoonmaak en onderhoud.

Zo voorkom je dat tijd wordt besteed aan ruimtes die nauwelijks zijn gebruikt, terwijl drukke plekken juist te weinig aandacht krijgen.

‍

Wanneer past de huidige schoonmaakplanning niet meer?

Een schoonmaakprogramma wordt vaak bij de start van een samenwerking afgesproken, maar een kantoor verandert. Thuiswerken is daar een duidelijk voorbeeld van. Als op maandag en vrijdag weinig medewerkers aanwezig zijn, terwijl dinsdag en donderdag juist druk zijn, hoeft de schoonmaak niet op iedere dag hetzelfde te worden ingericht.

Ook deze veranderingen zijn reden om opnieuw naar de planning te kijken:
‍

• Het team groeit of wordt kleiner;
• Er zijn structureel meer bezoekers;
• Een verdieping wordt anders gebruikt;
• Een kantine of vergaderruimte wordt intensiever gebruikt;
• Bepaalde ruimtes zijn steeds opnieuw zichtbaar vervuild;
• Medewerkers melden regelmatig dezelfde aandachtspunten.

Dat betekent niet automatisch dat er meer schoonmaakuren nodig zijn. Soms is het vooral nodig om bestaande uren anders te verdelen.
‍

Kijk niet alleen naar uren, maar naar werkzaamheden

Vier uur schoonmaak zegt op zichzelf weinig. Belangrijker is wat er in die vier uur wordt gedaan. Welke ruimtes worden meegenomen? Welke werkzaamheden horen daarbij? En hoe vaak gebeurt dat?
‍

Duidelijke afspraken voorkomen dat hierover verschillende verwachtingen ontstaan. Dat geldt ook bij het vergelijken van schoonmaakbedrijven. Een lagere prijs of minder uren kan aantrekkelijk lijken, maar zegt weinig als niet duidelijk is welke werkzaamheden daarvoor worden uitgevoerd. Kijk daarom bij een offerte altijd naar de combinatie van uren, werkzaamheden en frequentie.

Zo bepaalt u wat uw kantoor nodig heeft

Een passend schoonmaakprogramma begint met een rondgang door het pand. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar oppervlakte, maar juist naar het gebruik. Waar werken de meeste mensen? Welke ruimtes worden gedeeld? Waar komen bezoekers binnen? Welke dagen zijn druk? En welke plekken raken het snelst vervuild?

Op basis daarvan kan per ruimte worden bepaald welke werkzaamheden nodig zijn en hoe vaak deze moeten worden uitgevoerd. Die afspraken hoeven vervolgens niet vast te staan. Verandert de bezetting of het gebruik van het kantoor, dan kan ook het schoonmaakprogramma worden aangepast.

Kantoorschoonmaak door DJM Bedrijfsdiensten

Bij DJM Bedrijfsdiensten stemmen we de schoonmaak af op het pand en het gebruik ervan. We kijken welke ruimtes aandacht nodig hebben, maken duidelijke afspraken over de werkzaamheden en bepalen samen een passende frequentie.
‍

Zo betaalt u niet voor een standaard schoonmaakprogramma, maar voor werkzaamheden die passen bij uw locatie.
‍

Wilt u weten welke schoonmaakfrequentie past bij uw kantoor? Neem contact op met DJM Bedrijfsdiensten. We kijken graag met u mee.

‍