BLOG | Clean Desk Policy

De Clean Desk Policy, voor de één is het een bekend fenomeen, voor de ander is het abracadabra. Clean Desk Policy houdt in dat er eigenlijk zo min mogelijk op je bureau ligt. Je hebt slechts de spullen op je bureau liggen die je daadwerkelijk nodig hebt om je werk uit te kunnen voeren. Denk hierbij aan een monitor, toetsenbord, muis, telefoon, een notitieboekje en een bakje voor de pennen.

Waarom Clean Desk?

Een Clean Desk Policy kent meerdere voordelen. Wist je bijvoorbeeld dat het bijdraagt aan de veiligheid van je werkplek? Door je bureau opgeruimd te houden liggen niet allerlei belangrijke documenten open en bloot op je bureau en is informatiediefstal dus een stuk lastiger. Daarnaast geeft de Clean Desk Policy een rustige en professionele uitstraling naar de klant en wordt het makkelijk gemaakt om flexibele werkplekken in te zetten (denk hierbij ook aan het nieuwe werken). Dit draagt op zijn beurt weer bij aan de dynamiek en het vergroten van kennis binnen een organisatie.

Het voeren van een Clean Desk Policy maakt het werk voor onze schoonmakers ook makkelijker, aangezien zij dus op deze manier een veel groter bureauoppervlak schoon kunnen maken. Schoonmakers mogen namelijk niet aan documenten en/of hardware zitten (dit betekent dus ook niets optillen om eronder schoon te maken). Een opgeruimd bureau is dus voor onze schoonmakers een stuk makkelijker! En ze zullen op deze manier sneller klaar zijn.

Oké en nu? Hoe voer je de Clean Desk Policy in?

Doorgaans gaat het invoeren van een Clean Desk niet zonder slag of stoot. Het is van belang dat het binnen de organisatie breed gedragen wordt. Je kunt in ieder geval alvast bij jezelf beginnen door de volgende stappen uit te voeren:

  1. Neem jezelf voor om in het vervolg direct te beslissen wat je met elk stuk papier e.d. gaat doen.
  2. Vraag je af of je werkelijk alles nodig hebt wat op je bureau ligt.
  3. Archiveer indien mogelijk (of leg het in de actiebak).
  4. Leg geen papieren opzij om er later een beslissing over te nemen
  5. Neem elke dag 10 minuten de tijd voordat je naar huis gaat om je bureau op te ruimen.
  6. Leer werkstromen te scheiden in; doen, archiveren, plannen, doorgeven of weggooien.
  7. Gebruik één plek om je ‘te doen’-dingen te noteren en berg de Post-its op.
  8. Houd de dingen die je het meest gebruikt binnen handbereik .
  9. Maak af waar je aan begint en ruim het dan op.
  10. Gooi zoveel mogelijk weg wat je niet nodig hebt.
  11. Zet een grote papierbak binnen handbereik.
  12. Vraag aan je collega’s of klanten dat ze alleen hard copy documenten aanleveren als je daar om vraagt.
  13. Ruim tussen neus en lippen door ook eens een lade of plank op, als je zin hebt om even iets anders te doen. Als je eenmaal de slag te pakken hebt, hoeft dat niet langer dan 10 minuten te duren.

Doe jij er aan mee?